1. Wer wir sind und was diese Erklärung abdeckt

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Tunen Germany GmbH („Tunen“, „wir“) personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie tunen.ai besuchen, unsere Web- und Mobilanwendungen (einschließlich Tunen Agronomy) und zugehörige Dienste (zusammen die „Dienste“) nutzen oder mit uns kommunizieren. Sie gilt für personenbezogene Daten des Personals unserer Geschäftskunden, von Interessenten, Website-Besuchern und Ansprechpartnern.

2. Zwei Rollen: Wann wir Verantwortlicher und wann wir Auftragsverarbeiter sind

Tunen verarbeitet personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

• Als Verantwortlicher für: Ihre Konto- und Registrierungsdaten, die Abrechnung, unsere Website, die Kommunikation mit Ihnen und unser eigenes Marketing. Für diese Verarbeitungen gilt diese Datenschutzerklärung vollständig.
• Als Auftragsverarbeiter im Auftrag unserer Kunden (des landwirtschaftlichen Betriebs) für: Betriebs- und Vorgangsdaten, Aktivitätsaufzeichnungen, Standort- und Arbeitszeitdaten des Personals des Kunden sowie weitere Daten, die innerhalb des Arbeitsbereichs des Kunden verarbeitet werden. Hier ist der Kunde der Verantwortliche, und Tunen verarbeitet die Daten auf dessen dokumentierte Weisung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages (Art. 28 DSGVO). Wenn Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer eines Tunen-Kunden sind, wenden Sie sich für Informationen zu dieser Verarbeitung bitte an Ihren Arbeitgeber; Ziffer 11 erläutert, wie wir mit Anfragen umgehen, die uns direkt von Ihnen erreichen.
• Einzelunternehmer: Sind Sie eine natürliche Person, die die Dienste für den eigenen landwirtschaftlichen Betrieb nutzt, und werden in Ihrem Arbeitsbereich keine personenbezogenen Daten anderer Personen (z. B. Mitarbeiter oder Kollegen) verarbeitet, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als Verantwortlicher zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist in dieser Konstellation nicht erforderlich.

3. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

3.1 Konto- und Kontaktdaten (Verantwortlicher)

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und Funktion, Benutzername, Passwort (gehasht), Sprach- und Benachrichtigungseinstellungen; Korrespondenz mit uns (Support, Vertrieb, Veranstaltungen).

3.2 Abrechnungsdaten (Verantwortlicher)

Rechnungsadresse, USt-IdNr., Abonnement- und Bestellhistorie. Zahlungskarten- und Bankdaten werden direkt von unserem Zahlungsdienstleister Stripe erhoben und verarbeitet; Tunen speichert keine vollständigen Zahlungsinstrumentnummern. Für die Verarbeitung durch Stripe gilt dessen Datenschutzerklärung.

3.3 Standort- und Bewegungsdaten (überwiegend Auftragsverarbeiter)

Werden Aktivitätserkennung, Live-Standort oder Arbeitszeitfunktionen genutzt, verarbeitet die mobile Anwendung Gerätestandort (GPS und vergleichbare Signale) sowie Bewegungs-/Sensordaten, während die Aufzeichnung aktiv ist. Die Aufzeichnung wird vom Nutzer gestartet und beendet (z. B. Ein-/Ausstempeln); außerhalb einer aktivierten Aufzeichnung findet keine Standorterfassung statt. Ist der Nutzer für einen unserer Kunden tätig, erfolgt diese Verarbeitung im Auftrag und in der Verantwortung des Kunden als Arbeitgeber (siehe Ziffern 2 und 11); die Aktivierung durch den Nutzer unterstützt die Transparenz, ersetzt aber nicht die Pflichten des Arbeitgebers (Information, Rechtsgrundlage, Beteiligung von Arbeitnehmervertretungen, soweit erforderlich). Geräteberechtigungen können in den Geräteeinstellungen geändert werden; die Deaktivierung des Standortzugriffs schränkt die entsprechenden Funktionen ein.

3.4 Sprach-, Bild- und Dokumentdaten (überwiegend Auftragsverarbeiter)

Der KI-Co-Pilot nimmt Spracheingaben, Fotos und Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine) entgegen, um Aufzeichnungen zu erstellen und Daten zu extrahieren. Sprachaufnahmen werden transkribiert. Hochgeladene Dokumente können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Lieferantenkontakte); die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit solcher Uploads liegt beim Kunden (siehe unsere Nutzungsbedingungen).

3.5 Technische und Nutzungsdaten (Verantwortlicher)

IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Betriebssystem, App-Version, Logdateien, Absturzberichte und Nutzungsereignisse (verwendete Funktionen, Zeitstempel). Wir nutzen diese Daten, um die Dienste zu betreiben, abzusichern und zu verbessern.

3.6 Daten von Vertriebspartnern (Verantwortlicher)

Erhalten Sie Ihren Zugang zu den Diensten über einen autorisierten Partner (z. B. eine OEM-Plattform), übermittelt uns der Partner die zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Zugangs erforderlichen Daten, typischerweise: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Lizenzstatus. Der Partner informiert Sie über seine eigene Verarbeitung; wir nutzen die erhaltenen Daten, um Ihr Konto anzulegen und Ihre Lizenz zu verwalten.

Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 18 Jahren.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Für jeden Zweck ist die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO angegeben.

• Bereitstellung der Dienste (Konto, Kernfunktionen, Support): Vertragserfüllung, lit. b; besteht unser Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber, unser berechtigtes Interesse an der Erbringung der Dienste für unsere Kunden, lit. f.
• Abrechnung und Auftragsverwaltung: Vertragserfüllung, lit. b; gesetzliche Aufbewahrungspflichten, lit. c.
• Betrieb, Absicherung und Fehlerbehebung der Dienste (Logs, Absturzberichte): berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Dienst, lit. f.
• Produktanalysen zur Verbesserung der Dienste: Einwilligung, lit. a, soweit einwilligungsbedürftige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden (§ 25 TDDDG); im Übrigen berechtigtes Interesse, lit. f (siehe Ziffer 10).
• Direktmarketing an Bestandskunden (Produktneuigkeiten per E-Mail): berechtigtes Interesse, lit. f, in den Grenzen des § 7 Abs. 3 UWG; im Übrigen Einwilligung, lit. a. Sie können jederzeit widersprechen oder sich abmelden.
• Mitteilung von Änderungen der Bedingungen oder dieser Erklärung: Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung, lit. b und c.
• Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; Betrugsprävention: berechtigtes Interesse, lit. f.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Steuer- und Handelsrecht): rechtliche Verpflichtung, lit. c.

5. KI-Funktionen und KI-Training

Die Dienste enthalten KI-Funktionen (automatische Aktivitätserkennung, ein auf großen Sprachmodellen basierender KI-Assistent, Datenextraktion, prädiktive Analysen). Ihre Eingaben in diese Funktionen werden verarbeitet, um die angeforderte Ausgabe zu erzeugen. Für Teile dieser Verarbeitung setzen wir Google Cloud als Auftragsverarbeiter ein; Google handelt auf unsere Weisung und darf die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.

Für das Training, die Validierung und das Testen unserer KI-Systeme verwenden wir Kundendaten nur in aggregierter oder pseudonymisierter Form. Sie (bzw. der Kunde für in seinem Auftrag verarbeitete Daten) können dieser Verwendung jederzeit unter privacy@tunen.ai widersprechen.

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). KI-Ausgaben in den Diensten dienen ausschließlich der Entscheidungsunterstützung.

6. Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur wie folgt weiter:

• Auftragsverarbeiter, die uns beim Betrieb der Dienste unterstützen: Hosting- und Cloud-Infrastruktur auf Google Cloud in Deutschland und Belgien (EU-Regionen), Zahlungsabwicklung (Stripe), KI-Dienste (Ziffer 5), Kommunikations- und Support-Tools. Alle Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO gebunden.
• Kartendienste: Nutzen Sie Kartenfunktionen, werden Anfragedaten vom Kartenanbieter (z. B. Google Maps Platform) zur Darstellung von Karten und Standorten verarbeitet.
• Vertriebspartner: Wird Ihr Zugang über einen Partner verwaltet, teilen wir die für die Partnerbeziehung erforderlichen Lizenz- und Nutzungsstatusinformationen (z. B. aktive Lizenzen), nicht die Inhalte Ihrer Betriebsaufzeichnungen.
• Behörden und Gerichte: soweit wir rechtlich dazu verpflichtet oder berechtigt sind.
• Unternehmenstransaktionen: im Rahmen einer Verschmelzung, Finanzierung oder Übernahme, unter Vertraulichkeitsvorkehrungen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben identifizierende Kundendaten nicht zu eigenen Werbezwecken Dritter weiter.

7. Internationale Datenübermittlungen

Unsere Server befinden sich in Deutschland und Belgien (Google-Cloud-EU-Regionen). Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (einschließlich des EU-US-Datenschutzrahmens für darunter zertifizierte Anbieter) oder auf die EU-Standardvertragsklauseln, ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich.

8. Speicherdauer

• Konto- und Vertragsdaten: für die Vertragsdauer, danach nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre nach HGB/AO für buchhaltungsrelevante Unterlagen).
• Im Auftrag des Kunden verarbeitete Betriebs- und Vorgangsdaten: für die Vertragsdauer; Export auf Anfrage während der Laufzeit und für 30 Tage nach Vertragsende; danach Löschung, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten (siehe auch unsere Nutzungsbedingungen).
• Sprachaufnahmen: Extrahierte Aufzeichnungen werden wie übrige Betriebsdaten gespeichert.
• Log- und technische Daten: bis zu 12 Monate, sofern sie nicht für Sicherheitsvorfälle länger benötigt werden.
• Marketing-Kontaktdaten: bis zu Ihrem Widerspruch oder Widerruf der Einwilligung.

Werden Daten nicht mehr benötigt, löschen oder anonymisieren wir sie; ist eine Löschung vorübergehend nicht möglich (z. B. Backup-Archive), sperren wir die Daten bis zur Löschung.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie den Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach. Soweit wir Ihre Daten für Direktwerbung verarbeiten, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an privacy@tunen.ai. Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover – oder bei jeder anderen Aufsichtsbehörde in der EU.

10. Cookies und Analyse

Unsere Website und Anwendungen verwenden technisch notwendige Cookies und Speichertechnologien zur Bereitstellung der Dienste (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Auf unserer Website setzen wir Google Analytics zur Reichweiten- und Nutzungsmessung ein. Dies geschieht nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit über den Consent-Banner erteilen und widerrufen können. Über Google Analytics erhobene Informationen können an Google LLC in die USA übermittelt werden; die Übermittlung ist über den EU-US-Datenschutzrahmen abgesichert.

11. Mitarbeiter und Auftragnehmer unserer Kunden

Nutzt Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber Tunen, werden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Kontodaten, Aktivitätsaufzeichnungen, Standort- und Arbeitszeitdaten) von Tunen als Auftragsverarbeiter in dessen Auftrag verarbeitet. Ihr Arbeitgeber ist der Verantwortliche und dafür zuständig, Sie zu informieren (Art. 13/14 DSGVO), die Rechtsgrundlage zu schaffen und Arbeitnehmervertretungen zu beteiligen, soweit erforderlich. Senden Sie eine Betroffenenanfrage direkt an uns, leiten wir sie unverzüglich an Ihren Arbeitgeber weiter und unterstützen die Beantwortung, wie es Art. 28 DSGVO verlangt.

12. Sicherheit

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, Protokollierung, regelmäßige Sicherungen). Kein System ist absolut sicher; im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten handeln wir nach Art. 33 und 34 DSGVO.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Verarbeitung ändert, und kennzeichnen die jeweils gültige Fassung durch das oben angegebene Datum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie in den Diensten oder per E-Mail.

14. Kontakt

Tunen Germany GmbH, Wechtern 3, 21732 Krummendeich, Deutschland · privacy@tunen.ai.

15. Sprachfassungen

Diese Datenschutzerklärung wird in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt. Für Nutzer in Deutschland und Österreich ist die deutsche Fassung maßgeblich; für alle übrigen Nutzer ist die englische Fassung maßgeblich. Übersetzungen dienen jeweils nur der Erleichterung.